Was einem für den Briefkasten vor der Haustür ohne weiteres einleuchtet, gilt selbstverständlich auch für das E-Mail-Postfach. Wer sich nicht die Zeit zum Leeren (Aufräumen) nimmt, wird eines Tages keine E-Mails mehr empfangen können. 

Das Dumme daran: wer Ihnen unter diesen Umständen eine Nachricht senden will, bekommt eine für viele Menschen unverständliche, englischsprachige Fehlermeldung von einem beunruhigenden Absender:

Von: «Mailer-Daemon»
Betreff: Mail delivery failed – returning message to sender.
Text: This is an automatically generated Delivery Status Notification.
Delivery to the following recipient failed permanently: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.
The recipient's mailbox is full.

Auf Deutsch übersetzt heisst das ungefähr: «Ihr E-Mail an ... konnte nicht zugestellt werden, weil das Postfach des Empfängers voll ist»

Gut zu wissen

• Auch die gesendeten Mails belegen Speicherplatz! 
• Auch die Mails im Postfach-internen Archiv belegen Speicherplatz!
• Auch die Mails im Papierkorb belegen Speicherplatz!
• Auch die Mails in selbsterstellten Ordnern belegen Speicherplatz!

Aufräumen: Löschen oder Archivieren?

Für das Löschen gibt es ebenso gute Gründe wie für das Archivieren. Man sollte jedoch weder auf die eine noch auf die andere Seite übertreiben! Unbedacht Mails massenhaft zu löschen kann sich eines Tages rächen. Aber grundsätzlich alles zu behalten, scheint mir auch nicht zweckmässig.

Was gelöscht werden sollte...

Alle Mails, die man mit absoluter Sicherheit nicht mehr braucht, sollten gelöscht werden! Dazu gehören in erster Linie SPAM-Mails und (unbedingt!) Mails mit verdächtigen Links oder Anhängen! Aber auch echte, völlig unwichtige Mails gehören entsorgt. Würde man einfach unbesehen alles archivieren, wird die spätere Suche im Archiv nach einem wichtigen Mail unnötig erschwert.

Gelegentlich archivieren...

Ein Postfach mit zig-tausend Mails ist nicht nur eines Tages voll, sondern wird auch träg und unübersichtlich. Also empfiehlt es sich, von Zeit zu Zeit eine Archivierung vorzunehmen. Zum Beispiel 1x pro Jahr. Wie bereits erwähnt, sollte die Archivierung nicht in den Postfach-internen Archiv-Ordner erfolgen. Das wäre zwar sehr bequem, gibt aber auf dem Mailserver keinen Speicherplatz frei.

Im Fall von Outlook würde es sich anbieten, eine separate Outlook-Datendatei für das Archiv zu verwenden. Wir zeigen Ihnen hier aber eine verblüffend einfache Alternative, die nicht nur für Outlook, sondern auch für Thunderbird funktioniert.

• Erstellen Sie mit dem Windows-Explorer einen neuen Ordner und benennen Sie ihn z.B. [E-Mail Archiv 20xx]
• Der Ordner könnte ein Unterordner von [Dokumente] sein, damit er automatisch mitgesichert wird, wenn Sie ein regelmässiges Backup machen
• Ordnen Sie die beiden Fenster (Ihr E-Mail-Programm und den soeben erstellten Ordner [E-Mail Archiv 20xx] nebeneinander an
• Markieren Sie in Ihrem E-Mail-Programm die zu archivierenden Mails und ziehen Sie sie mit gedrückter Maustaste «Drag & Drop» in den Ordner [E-Mail Archiv 20xx]
• Nun werden die Mails einzeln kopiert. Es entsteht das Dateiformat *.msg. Dieses erlaubt einen Doppelklick, um die Datei wieder mit Ihrem E-Mail-Programm zu öffnen. Anhänge werden ebenfalls mitgespeichert.
• Vielleicht möchten Sie die Ordner [Posteingang] und [Gesendet] separat archivieren. In diesem Fall erstellen Sie im Ordner [E-Mail Archiv 20xx] die entsprechenden Unterordner und schieben Sie die Mails in die passende Ordnerstruktur.

Für das Markieren empfehle ich die Tastenkombinationen [Shift]+[Cursor↓] oder [Shift]+[Cursor↑] oder sogar [Shift]+[End].